Stresbestendigheid
Beschrijving werkzaamheden:
Het volledig organiseren van een tweedaags sport evenement, het aansturen van vrijwilligers en de opbouw realiseren van het evenement
Situaties: de Spinning marathon was begonnen, ik had de leiding over 20 vrijwilligers die ervoor moesten zorgen dat er in twee teams drie blokken van anderhalf uur per blok genoeg te drinken was voor alle spinners. Tussen elk blok zat een pauze van vijf minuten. Het eerste blok ging perfect iedereen die een taak had deed zijn taak, de start van het tweede blok zag ik de mensen vertrekken die dat blok pauze hadden en zag niemand terug komen. Nu blijkt dat het eerste team alle verantwoording had aangewezen op één persoon van dertien jaar, hierdoor liep de hele verzorging in de soep. Ik was mijn vrijwilligers kwijt en de spinners hadden geen verzorging. Op dat moment kwam er een behoorlijk stressmomentje.
Taken: ondanks verandering van taak of een niet helemaal duidelijke taak moet ik toch gelijkmatig blijven werken, effectief functioneren in een drukke/onrustige omgeving en herstellen na een tegenslag of teleurstelling
Acties: Op het moment dat ik erachter kwam dat een groepje vrijwilligers hun post verlaten had heb ik meteen andere vrijwilligers ingelicht dat ze meteen moesten komen helpen, zodat er geen gevolgen waren voor de spinners. Ben daarna meteen opzoek gegaan naar de missende vrijwilligers en heb ze om een verklaring gevraagd. Na deze tegenslag heb ik mijn schema aangepast zodat iedereen weer even veel pauze had. Daarnaast heb ik de vrijwilligers duidelijk gemaakt dat er altijd veranderingen plaats kunnen vinden maar dat ze mij dan wel moeten inlichten, zodat ik een oplossing kan bedenken.
Resultaat: Het resultaat is dat de spinners niks hebben gemerkt van het probleem, daarnaast heb ik meer respect gekregen van de vrijwilligers ze begrepen mij en hebben het na het incident helemaal recht gezet.
Terugkoppeling: deze situatie heeft mij geleerd dat voorbereiding heel belangrijk is. Voortaan zal ik tijdens de briefing iedereen mijn telefoonnummer geven zodat ze me kunnen bellen als ze even weg moeten of iets anders moeten weten.
Inzet
Beschrijving werkzaamheden:
Het volledig organiseren van een tweedaags sport evenement, het aansturen van vrijwilligers en de opbouw realiseren van het evenement
Situatie: binnen Stichting kleine beer een sport evenement te organiseren dat geld op zou leveren voor de stichting.
Taken: na de laatste vergadering kwam ik er achter dat ik niet alleen met mijn hoofd moest werken maar ook met mijn handen. Er werd gevraagd om extra bijdragen te leveren en dit ook te stimuleren bij de vrijwilligers. Daarnaast heb ik een pro-actieve werk houding aangenomen en eigen doelen voor ogen genomen.
Acties: Tijdens de opbouw waren we met zes personen die tweehonderd fietsen uit de vrachtwagen een lange trap op moesten tillen, op hun plek zetten en ons daarna weer terug moesten haasten om de volgende lading te halen.
Resultaat: Dankzij dit team was het evenement ruim op tijd opgebouwd en hadden we nog tijd over om anderen activiteiten te doen zoals elke fiets te voorzien van een blikje drinken en een energie reep.
Terugkoppeling: van deze situatie heb ik geleerd dat je absoluut niet te makkelijk moet denken, en vooral niet de activiteit moet onderschatten. In dit geval om één fiets van een kilo of vijftig naar boven te dragen is niet zo zwaar met 2 personen, maar tweehonderd fietsen van 50 kg is zeker niet te onderschatten.
Samenwerken
Beschrijving werkzaamheden:
Het volledig organiseren van een twee daagse sport evenement, het aansturen van vrijwilligers en de opbouw realiseren van het evenement
Situatie: de afbouw van de spinning marathon, iedereen was moe
Taken: van mij werd verwacht dat ik als leidinggevende de mensen weer kon motiveren.
Acties: ik heb mijn schouders eronder gezet en ben net als de rest gewoon gaan knallen. ik Heb ervoor gezorgd dat iedereen een taak kreeg waar hij geschikt voor was en dat we vooral elkaar moesten helpen.
Resultaat: alle vrijwilligers waren moe maar beten door, zij besefte allemaal dat we het voor de chronische zieke kinderen deden en niet voor ons eigenbelang.
Terugkoppeling: van deze situatie heb ik geleerd dat het motiveren van een team heel zwaar is als niemand er meer zin in heeft. Dat het dus belangrijk is om juist op dit soort momenten samen te staan en elkaar te stimuleren om door te gaan.
Initiatief
Beschrijving werkzaamheden:
Het volledig organiseren van een twee daagse sport evenement, het aansturen van vrijwilligers en de opbouw realiseren van het evenement
Situatie: de opbouw van het meerdaags sportevenement kleine Beers Spinningmarathon. Hiervoor moesten door het hele land spinfietsen gehaald worden.
Taken: ik heb een eigen systeem bedacht waardoor meer fietsen makkelijk en sneller de vrachtwagen ingeladen konden worden.
Acties: Het inladen van de fietsen is een slopend werkje voor je lichaam. Omdat je in een kleine ruimte de fietsen op elkaar moet stapelen en met je lichaam veel te veel moet tillen. Door mijn systeem, eerst de hele onderste rij vol te zetten daarna pas de tweede laag vol te zetten, zo voorkom je dat je een keer extra de fietsen moet tillen omdat we ze nu van uit de heftruck doorgereden konden worden op de plek. Tevens was het mijn idee om de sturen om en om te zetten zodat er in plaats van 6 fietsen in een rij 7 fietsen konden staan.
Resultaat: Een zeer positief resultaat: mijn systeem is bij de afbouw ook meteen weer in gebruik genomen. Dit heeft ervoor gezorgd dat we veel winst in tijd en spierkracht hadden.
Terugkoppeling: Voortaan zal ik meteen mijn idee in de groep leggen zodat we het vanaf het begin kunnen toepassen.
Visie
Beschrijving werkzaamheden:
Het volledig organiseren van een twee daagse sport evenement, het aansturen van vrijwilligers en de opbouw realiseren van het evenement
Situatie: tijdens de evaluatie van de spinning marathon heb ik het toekomst perspectief naar voren gehaald.
Taken: In deze evaluatie vond ik het belangrijk dat we met zijn allen keken naar wat wij extra konden doen in de toekomst. Dit heb ik gedaan omdat ik zag dat de opbrengst en de aanmeldingen terug liepen. De moeite die we er in staken en het geld dat we ophaalden was niet rendabel.
Acties: ik had al langere tijd het idee om meer jongeren aan te trekken. Mijn idee was om af te stappen van enkel sport evenement en ons ook te gaan richten op verschillende andere evenementen om zo een breder publiek aan te trekken.
Resultaat: die avond hebben wij de knoop door gehakt, en de visie van kleine beer veranderd. Het was niet meer belangrijk hoe we aan het geld kwamen, maar wel dat we eraan kwamen. Nu zijn de plannen klaar om in 2012 een dance evenement te organiseren waarvan de hele omzet naar de stichting gaat. Doordat ik een denkwijze heb veranderd, ziet de hele organisatie nieuwe mogelijkheden. Voorheen was de visie “sporten voor de vrienden van kleine beer” en nu is het “DE vrienden van kleine beer” en dit geeft veel meer mogelijkheden
Terugkoppeling: van deze situatie heb ik geleerd dat een vernieuwing doorbrengen in de visie kan zorgen voor nieuwe openingen in de uitvoering. Tevens maakt het in een bedrijf/stichting/vereniging waar het slechter gaat de werknemers/vrijwilligers weer enthousiast als ze zien dat er een verandering komt. Terugkoppelen naar mijn droom is dit een belangrijk aspect. Ik moet er rekening mee houden dat ik mijn visie in de toekomst misschien wel op een bepaald moment moet aanpassen.
