introductie NHTV

Student Bas Leentjens
Id. code 090563

Opdrachtgever: IC commissie
Naam project: introductie week NHTV “deze droom is geen bedrog”
Datum/periode uitvoering: maandag 30 augustus t/m donderdag 2 september 2010
Behaalde competenties: Stressbestendigheid, inzet en initiatief

Stressbestendigheid

Beschrijving werkzaam heden:

Het opbouwen van de introductie week van een kaal veld tot een volledig meerdaags evenement waar ongeveer 2000 man kunnen overnachten, eten en feesten

situatie: een week voorafgaande van de NHTV intro “deze droom is geen bedrog” was ik samen met het A-team al op locatie. Onze opdracht was zoals ieder jaar het lege evenemententerrein Poppel weer intro waardig te maken. Tijdens de opbouw van de introductie wordt je geconfronteerd met een strak tijdsschema waarbij er bijvoorbeeld rekening gehouden moet worden met wanneer de tentenboer komt, wanneer stroom wordt aangelegd, wanneer RSL het podium komt opbouwen, en dergelijke. Alle A-teamers dienen zich aan dit tijdsschema te houden, anders zal de intro niet op tijd klaar zijn. Het komt dan ook regelmatig voor dat je van de ene opdracht naar de anderen opdracht wordt gestuurd, om er maar voor te zorgen dat de het terrein klaar is als de eerste Hopjes arriveren.

Taken: de opdracht die ik mijzelf gesteld had was om bij stress net zo effectief en geconcentreerd te blijven werken als wanneer er geen tijdsdruk is.

Actie: tijdens het opbouwen van de grote slaaptent komt PowerToYou het terrein opgereden om de stroom aan te leggen. We hebben vertraging opgelopen door het slechte weer. Op het moment dat PowerToYou het terrein opkomt, staat er pas één tent, namelijk de feesttent. We zitten met een deadline, namelijk dat de de grote slaaptent opgezet dient te worden en dat er ook stroom aangelegd moet worden. Op dit moment komt dus alles tegelijkertijd bij elkaar. We hebben te weinig mankracht en de deadline nadert. Door mijn hoofd koel te houden en goed te luisteren, waardoor alles maar een keer gezegd hoeft te worden, hebben we samen ervoor gezorgd dat de tent binnen enkele uurtjes stond en dat PowerToYou niet hoefde te wachten met de aanleg van de stroom in de slaaptent. De frustraties liepen soms wel hoog op bij mij en mijn collega’s, maar door rustig te communiceren of juist even mijn mond te houden ontstonden er geen conflicten en luisterden we naar elkaar.

Resultaat: door geconcentreerd en de stress de baas te blijven hebben wij als een team ervoor gezorgd dat er geen tijdverlies is ontstaan bij de opbouw van de introductie en er daardoor ook geen onnodige kosten bij zijn gekomen.

Terugkoppeling: deze competentie heeft mij geleerd dat je om de rust te bewaren en om efficiënt te kunnen blijven functioneren, je de stress niet de overhand moet laten krijgen.

Inzet

Beschrijving werkzaam heden:

Het opbouwen van de introductie week van een kaal veld tot een volledig meerdaags evenement waar ongeveer 2000 man kunnen overnachten, eten en feesten

Situatie: opbouw introductie week NHTV “ deze droom is geen bedrog”. Een week voorafgaande aan de introductie week van de NHTV zit het A-team (waar ik lid van ben) al op de locatie waar de intro plaats zal vinden. De bedoeling is dat het A-team binnen een week het lege evenementen trein omtovert tot een festival terrein waar ongeveer 2000 man kunnen slapen, eten, feesten en activiteiten kunnen doen.

Taken: op de eerste dag werd mij meteen duidelijk dat ik een extra bijdrage moest leveren, anderen moest stimuleren, pro-actief moest zijn en mijn eigen informatie moest inwinnen. Er bestond namelijk een weinig gemotiveerde werkhouding bij de vrijwilligers. De instelling bij de vrijwilligers was met name “bier en plezier”.

Acties: ik heb alles gegeven in de week voorafgaande van de introductie week. Ik heb verschillende taken op mij genomen en deze na behoren uitgevoerd. Het belang voor mij was ervoor te zorgen dat de intro klaar was voordat de Hopjes aankwamen en iedereen hiervoor gemotiveerd te houden. Dit was niet altijd eenvoudig, want het zat het soms tegen.

Resultaat: hard werk wordt beloond. Ook dit jaar was de intro wederom een groot succes.

Terugkoppeling: van deze situatie heb ik geleerd dat het een hele weg is om een evenement te realiseren. Ik heb niet beseft dat de voorbereiding van zo’n groot evenement zo veel werk was. Voor latere projecten die ik ga organiseren zorg ik ervoor dat ik leer van dit project en ervoor zorg dat er genoeg tijd is voor de opbouw.

bestuursfunctie Matador

Student Bas Leentjens

Id. code 090563

Opdrachtgever: Matador

Naam project: Bestuursjaar

Datum/periode uitvoering: 2011 t/m heden

Behaalde competenties: Visie en Schriftelijke Communicatieve vaardigheden

Visie

Beschrijving werkzaamheden

Het leiden van het herendispuut Matador.

Situatie: na een aantal maanden actief lid te zijn geweest van het heren dispuut Matador, heb ik het besluit genomen om Matador zelf te gaan leiden. Er was binnen Matador geen wij-gevoel en het animo voor activiteiten verzwakte. Ook werd er niet structureel contributie betaald en waren er interne problemen (wederzijdse beschuldigingen, conflicten en schulden).
Taken: om als dispuut te blijven voortbestaan was het belangrijk om een goed toekomst perspectief te bieden aan de overige leden en was er een leider nodig.

Acties: bij aanvang van het nieuwe bestuursjaar zijn we gaan kijken of de huidige opzet van het dispuut nog wel aansloot bij de visie van de oprichters. Een van de eerste acties was om statuten op te stellen om duidelijk te maken wat wij van onze leden verwachten. De 2e actie was om de vaste terugkerende evenementen die we ieder jaar organiseren toe te spitsen op deze visie en toekomstbeeld (a dirty mind, is a joy forever). De afzwakking die had plaatsgevonden (we waren steeds softer geworden), hebben we omgebogen naar een houding waarbij we weer de grenzen van het bizarre opzoeken.
Resultaat: het grootste succes waar we als bestuur trots op zijn is dat er weer saamhorigheid heerst onder de leden. Een tweede succes is dat er voor de meeste activiteiten die nu zijn geweest een goede opkomst was. De Matador leeft weer in iedereen: er wordt weer actief deelgenomen aan de algemene leden vergaderingen en er zijn weer bestuursvergaderingen. Daarnaast organiseren we weer activiteiten die passen bij de grenzen die Matador opzoekt. Het is mij bovendien gelukt om de financiële situatie van Matador te verstevigen, schulden weg te werken en een geldbedrag te reserveren voor onvoorziene uitgaven.


Terugkoppeling: van deze situatie heb ik geleerd dat het hebben van een visie werkelijk van belang is. Een duidelijke visie is het fundament van een bedrijf/organisatie/vereniging. Als je als bestuurslid, eigenaar of manager geen visie hebt of deze niet uitstraalt, zal de passie/betrokkenheid van het personeel (in ons geval onze leden) verdwijnen. Medewerkers (of leden) kunnen zich dan niet meer identificeren met hetgeen waar zij voor staan en de saamhorigheid/inzet zullen verdwijnen. Daarnaast heb ik geleerd dat je als bestuur je voor 120% moet inzetten, wil je dat je leden zich voor 80% inzetten. Bovendien heb ik geleerd dat als je een duidelijke visie goed communiceert met je doelgroep, je animo en saamhorigheid kunt creëren

Schriftelijke comminicatie vaardigheden

Beschrijving werkzaamheden

Het schrijven van een wervende tekst voor de Matador site

Situatie:elk jaar wil Matador nieuwe A-leden aantrekken. Om mensen hiervoor warm te maken, was de insteek om onze website aantrekkelijk te maken en een wervingsactie op te zetten. Het aantal nieuwe leden was de afgelopen jaren teruggelopen en er was een boost nodig om het voortbestaan van Matador te garanderen.

Taken: als bestuurslid heb ik mezelf naar voren geschoven om een leuke, aandachttrekkende webtekst zou schrijven om op deze wijze nieuwe potentiële A-leden aan te trekken.

Acties: Omdat onze visie niet helder was intern, maar dus ook hoe anderen ons zagen, was het van belang dat we onze visie opnieuw onder de aandacht zouden brengen om zo interesse te wekken met als resultaat dat er nieuwe A-leden zou komen. Het AIDA-model leent zich hier uitstekend voor en dat is dan ook de basis geweest waarop ik de webtekst gebaseerd heb.

Resultaat: de webtekst bevatte een duidelijk patroon waardoor potentiële nieuwe leden werden getriggerd om onze wervingsborrels te komen bezoeken. Het feit dat deze borrels nadrukkelijk bezocht werden toont dat onze wervingscampagne succesvol is geweest. Uiteindelijk werden er in 2011 vier nieuwe A-leden geïnstalleerd uit een selectie van in totaal zeven aanmeldingen.

Terugkoppeling: deze situatie heeft mij laten inzien dat een theoretisch model ook daadwerkelijk in de praktijk zijn voordelen heeft. Het is een goede kapstok om wervingsacties op te zetten en biedt een goede rode draad om ideeën kenbaar te maken. Het schrijven van een tekst op deze wijze vereenvoudigd het geheel, zelfs voor iemand met dyslexie.

 

matadors beerfest

Student Bas Leentjens

Id. code 090563

Opdrachtgever: Matador

Naam project: Beerfest

Datum/periode uitvoering: woensdag 09 feb. 2011

Behaalde competenties: mondelinge communicatie vaardigheden, overtuigingskracht, creativiteit, innovatitiveit

mondelinge communicatie vaardigheden

Beschrijving werkzaamheden

Het organiseren van Matadors Beerfest op een specifieke locatie namelijk de “Coyote Ugly bar” in Breda.

Situatie: tijdens de onderhandelingen tussen Matador en de Coyote Ugly bar was het mijn taak om een tijdelijk sponsorcontract te krijgen met Coyote.

Taken: van mij werd verwacht dat ik een verkoop gesprek hield en dat ik Kees, de eigenaar van de Coyote Ugly, kon overtuigen om ons grote Matadors feest in de coyote te houden. Hierbij was het van belang dat hij de ruimte kostenloos beschikbaar zou stellen.

Acties: een van mijn voornaamste acties was om Kees te overtuigen van het feit dat het feest zeer goed bezocht zou worden. Argumenten die ik heb aangedragen zijn dat het ook goed voor zijn naamsbekendheid is en daarmee natuurlijk ook de omzet als er veel studenten in zijn bar zouden komen. De onderhandelpositie was dat Matador de bar beschikbaar gesteld kreeg en niet zou hoeven te betalen voor de DJ als er minimaal 500 kaarten verkocht zouden worden.

Resultaat: het gesprek was een typische verkoopsgesprek. Ik heb Kees laten inzien dat het een goede zet zou zijn om Matador te sponsoren. Hierdoor zou de Coyote Ugly bar positief op de kaart komen en hij zou een grotere omzet draaien dan normaal.

Terugkoppeling: van deze situatie heb ik geleerd dat je door een goed en duidelijk gesprek te voeren, waarin je voor jezelf helder hebt wat je sterke kanten zijn, er een grote kans is dat je bij anderen partijen iets geregeld krijgt wat niet direct voor de hand ligt. Je moet wel duidelijk hebben wat jouw doel is van van het gesprek en dat je de andere partij geen gouden bergen beloofd die je niet kan waarmaken. Tevens is het handig om een contract op te stellen zodat je naderhand niet voor verrassingen komt te staan. Er was bij ons bijvoorbeeld niet duidelijk gecommuniceerd over de kosten van de dj waardoor wij achteraf een rekening van de de dj kregen, terwijl wij dachten dat deze kosten voor Kees waren. Na opnieuw een goed gesprek is dit misverstand ook uit de wereld geholpen.

overtuigingskracht

Beschrijving werkzaamheden

Het organiseren van Matadors Beerfest. Het organiseren van een specifieke locatie namelijk Coyote Ugly Breda.

Situatie: tijdens een sponsorgesprek ervoor zorgen dat Coyote Ugly Breda ons zou sponsoren.

Taken: van mij werd verwacht dat ik zou overtuigen op basis van algemenen geldende argumenten en dat ik een stevige indruk op Kees zou maken.

Acties: tijdens het sponsor gesprek heb ik de eigenaar van de Coyote Ugly bar Breda er van overtuigd dat het een hele goede deal zal zijn om ons de locatie te sponsoren. Dit heb ik gedaan door de juiste argumenten naar voren te halen. Ik heb hem verteld dat wij ervoor kunnen zorgen dat zijn coyote Ugly Breda goed bezocht werd deze avond, waardoor hij een grotere omzet zou realiseren (want er kwamen meer mensen dan normaal), en dat hij gratis reclame zou krijgen doordat hij op onze flyers en posters kwam. Ik heb me van te voren verdiept in de situatie die ik zou aangaan. Ik wist dankzij field resource dat het gemiddeld aantal bezoekers erg laag was bij deze locatie, hieruit heb ik mijn voordeel behaald tijdens het gesprek.

Resultaat: Door dit rustig en duidelijk uit te leggen heb ik een goede indruk bij hem achter gelaten en heeft hij direct ingestemd.

Terugkoppeling: van deze situatie heb ik geleerd dat je zelf overtuigd moet zijn voor dat je iemand anders kan overtuigen. Ik weet van mezelf dat ik door kan draven. Letten op de gesprekspartner en zijn lichaamstaal is dus van belang. Ik moet niet over iemand heen lopen maar juist samen verder komen.

Creativiteit

Beschrijving werkzaamheden

Opvangen van artiesten en acts.

Situatie: ik was verantwoordelijk voor het begeleiden en in contact staan met de artiesten, in het begin van de avond had ik nog steeds niets van de Foxie girls gehoord, na een telefoontje bleek dat er een miscommunicatie was en dat Foxie girls niet konden komen.

Taken: van mij werd verwacht om een vervangende act te realiseren voor de Foxie girls

Acties: we moesten iets anders doen voor Foxie girls. Toen heb ik voorgesteld dat wij deze rol op ons zouden nemen. Wij gingen als Vrouw verkleed de promotie doen van ons beerfest. Dit was een ander soort promotie dan wat Foxie zou doen.

Resultaat: door dat ik er altijd van overtuigd was dat een hilarische promotie actie beter verkoopt dan een standaard promotie actie kwam dit idee in mij op. De bezoekers en mensen op straat vonden het een prachtige uitvoering en dit zorgde ervoor dat de promotie van Foxie girls gecompenseerd werd.

Terugkoppeling: van deze situatie heb ik geleerd dat als je promotie maakt, iets ongebruikelijks meer opvalt en dus meer consumenten trekt.

Innovatitiveit

Beschrijving werkzaamheden

Het organiseren van Matadors Beerfest

Situatie: het verzinnen van een hele nieuwe draai aan een bestaand concept.

Taak: van mij werd verwacht dat ik een algemeen bekend concept helemaal zou vernieuwen. Ik moest buiten de kaders denken om een ander soort concept te krijgen dan de bestaande aanbieders.

Actie: ik nam doelbewust risico’s door mijn vernieuwing door te zetten. Ik bewandelde niet de reguliere paden en bedacht iets heel nieuws.

Resultaat: door mijn vastberadenheid werden mijn ideeën doorgezet. Het resultaat wat ik wilde bereiken had ik bereikt. De bezoekers waren een hele nieuwe ervaring rijker. Achteraf kregen wij als Matador reactie dat ze het echt heel cool vonden. Dat het eens iets anders was dan een normale stap avond. “tot volgend jaar”en dat wilde ik hebben.

Terugkoppeling: van deze situatie heb ik geleerd dat je out of the box moet denken. Het hoeft niet altijd standaard te zijn. als je een beter resultaat krijgt dan wat bezoekers verwachten heb je het goed gedaan.